Review Jurnal Mengenai ISO 9001:2008

Judul Jurnal : Manajemen Perubahan Di Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD) Haji Provinsi Sulawesi Selatan

Penulis : Hasan Rahim, Syahrir Pasinringi, dan Sangkala

Lembaga Publikasi : Universitas Hasanuddin, Makassar

Tahun Publikasi : 2012

Latar Belakang dan Tujuan Penelitian

Manajemen publik baru (new public management) merupakan bentuk dari perubahan dalam hal pelayanan masyarakat bagi seluruh sektor pelayanan publik, dimana sebelumnya diberlakukan model administrasi publik tradisional (old public administration). Salah satu dari sektor pelayanan publik yaitu, rumah sakit yang penyelenggaraannya diatur dalam UU No. 25 tahun 2009, dengan penjelasan bahwa setiap rumah sakit harus memiliki kinerja dan standar mutu yang terukur dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Menanggapi hal tersebut, diperlukan perubahan pola pengelolaan bagi rumah sakit yang masih menggunakan pola tradisional. RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan merupakan rumah sakit milik pemerintah daerah yang telah melakukan perubahan dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan dengan mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, dengan harapan agar dapat meningkatkan loyalitas pelanggan yang dapat dilihat dari jumlah kunjungan pasien. Kondisi setelah satu tahun diterapkannya sistem manajemen mutu tersebut belum menunjukkan hasil yang optimal jika dilihat dari data kunjungan pasien. Berdasarkan hal tersebut, dapat diketahui bahwa tujuan dari perubahan pola pengelolaan rumah sakit belum tercapai. Agar perubahan tersebut dapat diterima dengan baik, maka diperlukan tahap-tahap manajemen perubahan yang dilaksanakan dengan baik. Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk mengetahui mengapa proses perubahan dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan belum mencapai hasil yang optimal melalui gambaran tahap-tahap manajemen perubahan dan faktor-faktor resistensi terhadap perubahan di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan.

Metodologi Penelitian

Jenis penelitian ini adalah studi kasus dengan pendekatan 9 tahap manajemen perubahan dari Newton (2007) dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Pendekatan yang digunakan adalah pendekatan kualitatif. Pelaksanaan penelitian dimulai dari bulan Juli sampai Agustus 2012 di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan, dimana rumah sakit tersebut telah memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, OHSAS 18001:2007, dan ISO 14001:2004. Teknik pengambilan sampel yang digunakan adalah purposive sampling dengan informan kunci yaitu, orang-orang yang terlibat langsung dalam kelompok kerja implementasi ISO 9001:2008 sebanyak 19 orang. Data diperoleh dengan melakukan wawancara, pengamatan langsung, observasi partisipan, dan perolehan data dokumen. Analisis data dilakukan secara kualitatif mulai dari pengumpulan data sampai penarikan kesimpulan, dengan tahapan antara lain, merangkum, memilih hal-hal yang pokok, dan memfokuskan pada hal-hal yang penting untuk pencarian tema dan pola data, selanjutnya menyajikan data dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, dan penarikan kesimpulan.

Hasil Penelitian

Berdasarkan jawaban dari responden yang terkait dengan implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, dapat diketahui implementasi tersebut telah memberikan manfaat bagi RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan, yaitu terdapat peningkatan kinerja ditinjau dari aspek jumlah kunjungan pasien rawat jalan dan kepuasan pasien. Selain itu, indikator kinerja unit rawat inap seperti tingkat hunian atau pemanfaatan tempat tidur (BOR/Bed Turn Over) selama lima tahun terakhir menunjukkan trend yang positif, yaitu 63,69% (2008), 75,12% (2009), 69,79% (2010), 71,22% (2011), dan 72,12% pada triwulan I tahun 2012. Tahap mempelajari dasar-dasar perubahan merupakan suatu kegiatan menganalisis kondisi yang menyebabkan perlunya dilakukan perbaikan dari implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Faktor-faktor pendukung keberhasilan perubahan di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan adalah tingginya komitmen pimpinan dan proses pengelolaan komunikasi yang intens melalui rapat-rapat rutin yang melibatkan seluruh staf serta komunikasi eksternal dengan pelanggan. Sedangkan, faktor yang dirasa masih kurang mendukung keberhasilan perubahan yaitu pemberian reward berupa finansial. Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan adalah perbaikan dan peningkatan mutu proses pelayanan dengan penerapan perilaku-perilaku yang sesuai standar pelayanan minimal dan standar  prosedur operasional yang telah ditetapkan. Implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 belum mampu meningkatkan kinerja RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan secara optimal. Hal ini dikarenakan proses perubahan tidak menerapkan 9 tahap manajemen  perubahan secara menyeluruh. Perubahan yang dilakukan di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan dalam mengimplementasikan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 merupakan inisiasi murni dari pimpinan. Perubahan tersebut belum menerapkan tahapan learn the basic dan consolidate change secara optimal. Sosialisasi tujuan perubahan dampak dari perubahan masih kurang diperhatikan, tidak sampai pada level bawah. Peran change agent, dukungan dan keterlibatan dari supporting stakeholder, serta upaya mengonsolidasikan perubahan juga masih kurang diperhatikan. Bagi pihak manajemen RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan disarankan untuk meningkatkan tahapan manajemen perubahan khususnya pada tahap learn the basics dan consolidate change melalui peningkatan pemberian reward berupa finansial.

Komentar Mengenai Penelitian

Penelitian tersebut dapat memberikan jawaban mengenai permasalahan yang terjadi dalam implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 di RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan melalui pendekatan kualitatif berdasarkan teori Newton (2007), sehingga dihasilkan suatu solusi untuk mencapai tujuan dari penelitian. Tetapi dalam menganalisis permasalahan yang terjadi, sebaiknya juga mengacu pada teori-teori lainnya, sehingga dapat dikombinasikan untuk mengetahui seluruh kemungkinan penyebab tidak optimalnya hasil dari implementasi tersebut dan dapat diperoleh saran yang lebih luas untuk diajukan kepada pihak manajemen RSUD Haji Provinsi Sulawesi Selatan.

Sumber:

http://pasca.unhas.ac.id/jurnal/files/8ba41d41f004dc4343787270c000ef88.pdf

Perencanaan Organisasional

Tujuan perencanaan organisasional pada umumnya adalah membentuk usaha terkoordinasi dalam organisasi, dimana tanpa adanya perencanaan biasanya disertai dengan tidak adanya koordinasi. Perencanaan organisasional memiliki 2 tujuan khusus. Berikut ini adalah penjelasan dari kedua tujuan tersebut:

1.  Perlindungan (protective), yaitu meminimisasi resiko dengan mengurangi ketidakpastian di sekitar kondisi bisnis dan menjelaskan konsekuensi tindakan manajerial yang berhubungan.

2.     Kesepakatan (affirmative), yaitu meningkatkan tingkat keberhasilan organisasional.

Henry Fayol mengemukakan enam belas garis pedoman umum yang dapat digunakan ketika mengorganisasi sumber daya – sumber daya, dimana garis pedoman tersebut dipublikasikan di Inggris pada tahun 1949. Berikut ini adalah enam belas garis pedoman tersebut.

1.     Menyiapkan dan melaksanakan rencana operasional secara bijaksana.

2.    Mengorganisasi faset kemanusiaan dan bahan, sehingga konsisten dengan tujuan – tujuan, sumber daya – sumber daya, dan kebutuhan dari persoalan tersebut.

3.  Menetapkan wewenang tunggal, kompeten, energik, dan menuntun (struktur manajemen formal).

4.     Mengkoordinasi semua aktivitas – aktivitas dan usaha – usaha.

5.     Merumuskan keputusan yang jelas, berbeda, dan tepat.

6.    Menyusun bagi seleksi yang efisien, sehingga tiap – tiap departemen dipimpin oleh seorang manajer yang kompeten, enerjik, dan tiap – tiap karyawan ditempatkan pada tempat yang mendukung penyumbangan tenaga secara maksimal.

7.     Mendefinisikan tugas – tugas.

8.     Mendorong inisiatif dan tanggung jawab.

9.     Memberikan balas jasa yang adil dan sesuai bagi jasa yang diberikan.

10.   Memfungsikan sanksi terhadap kesalahan dan kekeliruan.

11.     Mempertahankan disiplin.

12.    Menjamin bahwa kepentingan individu konsisten dengan kepentingan umum dari organisasi.

13.    Mengakui adanya satu komando.

14.    Mempromosikan koordinasi bahan dan kemanusiaan.

15.    Melembagakan dan memberlakukan pengawasan.

16.    Menghindari adanya pengaturan, birokrasi, dan kertas kerja.

Pembagian tenaga kerja dilakukan untuk membedakan berbagai bagian tugas tertentu diantara sejumlah anggota organisasi, sehingga produksi dibagi menjadi sejumlah langkah-langkah atau tugas-tugas dengan tanggung jawab penyelesaian yang diberikan pada individu tertentu. Keuntungan dari pembagian tenaga kerja adalah sebagai berikut.

1.    Pekerja berspesialisasi dalam tugas tertentu, sehingga keterampilan dalam tugas tertentu meningkat.

2.    Tenaga kerja tidak kehilangan waktu dari satu tugas ke tugas yang lain.

3.   Pekerja memusatkan diri pada satu pekerjaan dan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien.

4.    Pekerja hanya perlu mengetahui bagaimana melaksanakan bagian tugas dan bukan proses keseluruhan produk.

Kerugian dari pembagian tenaga kerja adalah sebagai berikut.

1.   Pembagian kerja hanya dipusatkan pada efisiensi dan manfaat ekonomi yang mengabaikan variabel manusia.

2.   Kerja yang terspesialisasi cenderung menjadi sangat membosankan yang akan berakibat tingkat produksi menurun.

Chester Barnard menjelaskan hal-hal yang dapat menyebabkan manajer menerima banyak perintah. Perintah manajer yang diterima akan semakin banyak dalam jangka panjang jika:

1.   Saluran formal dari komunikasi digunakan oleh manajer dan dikenal semua anggota organisasi.

2.   Tiap anggota organisasi telah menerima saluran komunikasi formal melalui dari mana dia menerima perintah.

3.     Lini komunikasi antara manajer bawahan bersifat langsung.

4.     Rantai komando yang lengkap digunakan untuk mengeluarkan perintah.

5.     Manajer memiliki keterampilan komunikasi yang memadai.

6.    Manajer menggunakan lini komunikasi formal hanya untuk urusan organisasional.

7.     Suatu perintah secara otentik memang berasal dari manajer.

Sumber:

https://www.academia.edu/12866492/konsep_dan_pembagian_kerja

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab10-perencanaan_organisasi_kewirausahaan.pdf

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/kewirausahaan/bab13-pengorganisasian_aktivitas_individu.pdf

http://www.scribd.com/doc/67424053/Bab11-Dasar-Dasar-Pengorganisasian#scribd