Sertifikasi ISO 14001

  Sertifikasi ISO 14001 diberikan berdasarkan pada masing-masing pabrik dan/atau lokasi bukan atas dasar perusahaan. Perusahaan yang mempunyai sembilan pabrik memerlukan pula sembilan sertifikasi. Sertifikasi diberikan bila lembaga sertifikasi yang melakukan penilaian atau asasemen atau audit terhadap proses dokumentasi pabrik tersebut merasa puas dengan pelaksanaan SML di pabrik tersebut, dan berpendapat bahwa pabrik

1.      Mempunyai SML yang memenuhi standar ISO 14001 

2.      Menerapkan SML terus-menerus secara aktif di dalam kegiatan sehari-hari di pabrik.

Perusahaan yang berusaha untuk memperoleh sertifikasi ISO 14001 antara lain mempunyai alasan-alasan sebagi berikut:

1.  Adanya pembeli atau importer yang akan membeli produk yang di hasilkanya, yang mensyaratkanya.

2.      Perusahaan mengharapkan persyaratan kontrak demikian akan memberikan manfaat pula ditinjau dari segi-segi lainnya.

3.   Perusahaan memandang pendekatan sertifikasi merupakan jalan yang paling logis dan efektif untuk menerapkan dan mengolah sistem manajemen lingkungan.

Manajemen lingkungan merupakan jalan bagi perusahaan untuk mengerahkan sumber daya di dalam ataupun di luar organisasinya untuk mencapai status mutu lingkungan yang diinginkan. Untuk dapat mencapai sasaran ini secara kontinu dengan biaya yang paling rendah, penerapan sistem manajemen lingkungan (SML) atau environmental management system (EMS) merupakan strategi yang tepat. Bila perusahaan ingin menerapkan sistem manajemen lingkungan (SML) di perusahaan, maka semua komponen manajemen lingkungan harus diselaraskan dengan fungsi-fungsi lainya dari bagian organisasi, khususnya pada tingkat kebijakan. Sebagai contoh, kebijakan, tujuan, dan sasaran dari bagian keuangan, operasi, dan keselamatan perlu diperhatikan dan bila memungkinkan sesuai dengan bagian lingkungan.
       Sistem manajemen lingkungan SML menurut ISO 14001 dan sertifikasi ISO 14004 adalah bagian dari sistem manajemen keseluruhan yang meliputi struktur organisasi, kegiatan perencanaan, tanggung jawab, praktek, prosedur dan sumber daya untuk mengembangkan, menerpkan, mencapai, mengkaji, dan mempertahankan kebijakan lingkungan. SML memasukan cara-cara pencegahan yaitu mencegah dampak yang merugikan pada lingkungan. Dengan demikian SML mengembangkan sikap proaktif dalam kaitanya dengan isu lingkungan.
      Sebagai upaya mewujudkan organisasi atau perusahaan yang ramah lingkungan atau peduli dengan lingkungan maka dibutuhkan upaya nyata untuk melakukan hal tersebut melalui suatu sistem pengelolaan atau manajemen lingkungan yang handal, efektif, terdokumentasi, serta mendorong untuk selalu dilakukan peningkatan seperti halnya penerapan Sistem Manajemen Lingkungan mengacu pada standar ISO 14001;2004. Hal ini perlu dukungan dari semua pihak, baik manajemen, karyawan serta semua pihak yang terkait. ISO 14001 sebagai referensi untuk menjalankan sistem manajemen lingkungan merupakan standar internasional yang di terbitkan oleh ISO “ International Standards for Organitation” dimana prinsip dasar nya adalah “control” terhadap semua aspek yang dapat berdampak negatif terhadap lingkungan. Ada berbagai tahapan untuk dapat mengembangkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan efektifitas sistem diantaranya:

Tahap 1: Persiapan

Pembentukan tim terdiri dari manajemen puncak, manajemen representative, document controller, working group, dan auditor internal sistem manajemen lingkungan. Langkah selanjutnya pembentukan komitmen, apabila manajemen puncak sudah menetapkan tim sistem manajemen lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Penetapan ruang lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Ketika organisasi atau perusahaan mengembangkan, menerapkan Sistem Manajemen Lingkungan harus menetapkan ruang lingkup sistemnya, apakah sistem yang dibangun mencakup semua area atau akan membuat skala prioritas dan penyediaan sumber daya.

Tahap 2: Pengembangan Sistem Manajemen

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup, dengan indikator:

1.   Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh management representative yang di   kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh direktur utama

2.      Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan

3.  Komitmen tim dan manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

Tahap 3: Penerapan

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus diimplementasikan. Management representative bersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu pedoman, kebijakan, objektif dan target, prosedur, instruksi kerja dan lain-lain. Bukti bahwa pedoman lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan-kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat kepala departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa kebijakan lingkungan sudah diimplementasikan adalah kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, dipahami dan dimengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti supplier, sub kontraktor, pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa objektif dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah dijalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah diimplementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman atau catatan penerpannya, demikian juga dengan instruksi kerja. Sedangkan untuk prosedur tanggap darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

Tahap 4: Evaluasi dan Monitoring

Sistem manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup internal audit. Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:klausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadwal untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh tim internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya. Sedangkan kompeten berarti seorang auditor internal harus mampu melakukan audit, dengan mengetahui teknik audit, mengerti sistem manajemen lingkungan serta mengetahui proses yang di audit. Seorang auditor internal harus mendapat pelatihan auditor internal dari trainer yang kompeten. Selain persyaratan ISO 14001:2004 klausa 4.5.5 acuan detail pelaksanaan audit internal sistem manajemen lingkungan dapat menggunakan ISO 19011.

Tahap 5: Proses Sertifikasi

Proses sertifikasi terdiri dari beberapa kegiatan. Berikut ini adalah tahapan dalam proses sertifikasi.

1.   Pemilihan Badan Sertifikasi

      Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif dibuktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya management representative untuk melakukan pemilihan badan sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga atau badan sertifikasi baik yang bersifat nasional maupun internasional.

2.   Initial Audit

Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit atau certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

a.       Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit

b.      Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

Sebelum dilaksanakan initial audit, maka badan sertifikasi meminta untuk dikirimkan dokumen Sistem Manajemen Lingkungan untuk dilakukan desk study. Dokumen yang dikirim tersebut mencakup pedoman, kebijakan, objektif dan target, serta prosedur.

3.   Main Audit atau Certification Audit

Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah organisasi atau perusahaan dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001:2004, sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di organisasi atau perusahaan. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus atau direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major. Sedangkan apabila temuan minor maka akan direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat, namun semu temuan minor sudah harus dibuatkan rencana tindakan perbaikan dan pencegahan dan dikirim ke badan sertifikasi. Apabila ada temuan major maka perlu dilakukan audit ulang dari badan sertifikasi yang ditunjuk, terutama untuk temuan major saja. Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 bulan sekali akan dilakukan survailance audit.

Penanggung jawab pelaksanaan audit internal Sistem Manajemen Lingkungan adalah management representative, yang dapat di bantu dengan lead auditor dalam pelaksanaannya. Tugas tanggung jawab seorang lead auditor adalah:

1.      Bersama MR menyusun program audit serta jadwal audit.

2.      Menunjuk dan mengatur tim auditor.

3.   Memimpin pelaksanaan audit internal mulai dari opening meeting, pelaksanaan audit, sampai dengan closing meeting.

4.      Membuat laporan audit.

Sumber:

http://kembar-juansi09.blogspot.com/

http://indartosolution.blogspot.com/2010/11/sistem-manajemen-lingkungan-14001.html